Hóa đơn điện tử có định dạng như thế nào?

Nếu như hóa đơn giấy chỉ có 1 bản thể hiện duy nhất thì hóa đơn điện tử lại có nhiều bản định dạng hơn so với hóa đơn giấy. Chính vì vậy việc nắm được các định dạng hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng, là nền tảng vững chắc giúp các kế toán triển khai thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến hóa đơn được tốt nhất. Ngoài ra, thời điểm này cũng là thời điểm lý tưởng để các doanh nghiệp tìm hiểu bảng giá các phần mềm hóa đơn điện tử như bảng giá hóa đơn điện tử CyberBill để có thể có sự lựa chọn phối hợp tốt nhất.

Định dạng của hóa đơn điện tử

Theo quy định, hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất là 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn với định dạng PDF và file dữ liệu hóa đơn phổ biến nhất là file XML.  

Bản thể hiện hóa đơn với định dạng PDF là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử. File thể hiện này có định dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Chính vì vậy, các kế toán, người nhận có thể dễ dàng đọc được file một cách đơn giản, dễ dàng. Tuy nhiên, bản in này không hề có giá trị pháp lý. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải chú ý để triển khai thực hiện một cách tốt nhất.

File dữ liệu hóa đơn với định dạng file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file này có giá trị pháp lý khi mà chưa bị sửa đổi.

hóa đơn điện tử

Vậy là thế nào để nhận được hóa đơn điện tử?

Khi khách hàng thực hiện việc mua hàng hóa, dịch vụ thì người bán sẽ thực hiện việc gửi hóa đơn cho người mua theo cách hình thức như: Gửi bản thể hiện của hóa đơn điện tửu được in ra giấy, gửi file PDF hoặc thực hiện gửi cả 2 file PDF và XML qua email hoặc gửi đường link và mã tra cứu qua điện thoại.

Kê khai và nộp thuế bằng hóa đơn điện tử.

Nhiều kế toán vẫn nhầm tưởng các file PDF thì không thể kê khai và nộp thuế được, tuy nhiên, kế toán hoàn toàn có thể sử dụng các file PDF, bản thể hiện của hóa đơn in dạng giấy hoặc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để thực hiện việc kê khai và nộp thuế bình thường.  Sau khi thực hiện xong, kế toán có thể truy cập vào website hoặc cổng thông tin điện tử của nhà cung cấp để tải file XML để phục vụ quá trình lưu trữ, tra cứu nếu Cơ Quan Thuế yêu cầu.

Như vậy có thể thấy, so với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có những thay đổi lớn về bản thể hiện. Chính vì vậy, nhằm đảm bảo công tác triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất, các kế toán cần lưu ý trong việc tìm hiểu và nắm rõ các quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt trong bối cảnh thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến sát gần như hiện nay. 

Những quy định về hóa đơn điện tử theo dự thảo mới 

Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp giao hàng nhiều lần

Nhằm đảm bảo cho quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp được tốt nhất, Tổng cục Thuế đã cho đăng tải danh sách các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng để doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng dụng. Trong danh sách này có thể kể đến các phần mềm hóa đơn điện tử như: Phần mềm hóa đơn điện tử Meinvoi, M-invoice, CyberBill, Viettel… Các doanh nghiệp có thể lựa chọn và phối hợp với các nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật và yêu cầu của doanh nghiệp hiện nay.

Với những chia sẻ trên hy vọng đã mang đến cho quý doanh nghiệp những thông tin hữu ích về bản thể hiện hóa đơn, việc kê khai và nộp thuế bằng hóa đơn điện tử hiện nay.