Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi nào?

Trong sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý đến việc quản lý kho hàng để đảm bảo tính hợp lý, chính xác. Khi hàng hóa xuất kho thường được kê khai trong phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để lưu lại thông tin và sử dụng chứng từ này làm căn cứ lưu thông trên thị trường. Vậy trường hợp nào được sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ? Nếu sai sót có thể xử lý bằng cách sử dụng mẫu thông báo hủy hóa đơn được không? Có phải đăng ký với cơ quan thuế khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ? Mời quý bạn đọc theo dõi nội dung sau đây để tìm ra câu trả lời.

1. Các trường hợp được sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Xuất hàng hóa đi gia công.

Điều chuyển hàng hóa, xuất hàng hóa giữa các đơn vị, chi nhánh hạch toán phụ thuộc với nhau.

Hàng hóa xuất ra để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu.

Hàng hóa xuất ra để giao cho doanh nghiệp được nhận ủy thác nhập khẩu.

Hàng xuất trả ủy thác nhập khẩu khi hàng hóa chưa nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu.

Xuất gửi hàng đại lý cho doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý.

Doanh nghiệp xuất hàng hóa cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc có thể sử dụng hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ nhưng cần chú ý các vấn đề sau:

– Đối với chi nhánh (hoặc cửa hàng) phụ thuộc không hạch toán kế toán khai thuế GTGT về trụ sở chính, khi trụ sở xuất hàng hóa về chi nhánh xuất bằng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (không xuất hóa đơn); định kỳ chi nhánh (cửa hàng) lập bảng kê bán hàng hóa tiêu thụ về trụ sở chính để xuất hóa đơn cho khách hàng ghi doanh thu.

– Còn với chi nhánh phụ thuộc tự kê khai thuế GTGT (khác tỉnh với trụ sở chính) tại địa phương thì khi xuất hàng cho chi nhánh, trụ sở chính có thể xuất hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; khi trụ sở chính xuất hàng cho chi nhánh bằng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì hóa đơn GTGT cần được xuất lại để chi nhánh có căn cứ kê khai, khấu trừ thuế.

2. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có cần phải đăng ký với cơ quan thuế không?

Khoản 4 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định: Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 5.4 và 5.5 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này)”.

Như vậy, sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ doanh nghiệp phải đăng ký phát hành, quản lý và báo cáo tình hình sử dụng (chung với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn) về cơ quan thuế như là hóa đơn.

3. Quy định về việc sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Căn cứ theo điểm 2.6 Phụ lục 4 của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:

Doanh nghiệp kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau: 

Hóa đơn điện tử có định dạng như thế nào? 

Những quy định về hóa đơn điện tử theo dự thảo mới

– Sử dụng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;

– Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ; Sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ.